Family Notes: rà soát bốn ghi chép thăm nhà
1. Phát hiện lớn nhất: bốn ghi chép này đã có sẵn một lược đồ
Bốn báo cáo do người viết ở bốn thời điểm khác nhau, nhưng lặp lại gần như cùng một bộ mục. Đó không phải trùng hợp — đó là dấu hiệu người viết đã tự hình thành một khuôn, và khuôn ấy chính là thứ đáng đưa vào hệ thống.
| Mục | Tú | Minh | Khang | Linh |
|---|---|---|---|---|
| 🎯 Mục tiêu gia đình | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| 💡 3 Insights (Family Dynamics · Learning Environment · Hidden Motivation) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| ⚠️ Lưu ý cho Mentor | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| 📅 Next Actions | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| 📝 Evidence (Lời nói · Quan sát) | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| 🧠 Điều cần hiểu thêm về học sinh | ✓ | ✓ | — | — |
| 👨👩👦 Background gia đình | ✓ | ✓ | — | — |
| 🤝 Relationship với Nemo12 | ✓ | ✓ | — | — |
| JTBD theo từng người | — | ✓ | — | — |
| Audit theo rubric | ✓ | — | ✓ | — |
Năm mục đầu có mặt ở cả bốn bản. Đó là bộ khung tối thiểu. Bốn mục sau xuất hiện khi người viết có đủ chất liệu — tức là mục tuỳ chọn, không phải mục bị quên.
Hệ quả thiết kế: Family Note không phải một ô văn bản tự do, và cũng không phải một biểu mẫu 20 ô bắt buộc. Nó là năm slot bắt buộc + bốn slot mở rộng.
2. "3 Insights" là một triad cố định, không phải danh sách
Cả bốn bản đều dùng đúng ba nhãn, đúng thứ tự:
- Family Dynamics — nhà này vận hành thế nào, ai quyết, trust đi theo đường nào
- Learning Environment — điều kiện và kỳ vọng quanh việc học
- Hidden Motivation — thứ thực sự kéo đứa trẻ đi, thường chưa chắc chắn
Ba nhãn này không thể thay bằng "ghi chú tự do" mà không mất gì. Chúng ép người viết trả lời ba câu hỏi khác loại nhau, và chính vì thế mà bốn bản ghi này đọc được — thay vì thành bốn bài văn dài ngắn tuỳ hứng.
Đề xuất: ba insight là ba trường riêng trong dữ liệu, không phải ba đoạn trong một ô.
3. Evidence đã tự tách làm hai — và khớp đúng mô hình đã thiết kế
Mọi bản đều tách:
- Lời nói — nguyên văn ai đó nói: "Minh không được thông minh và chủ động học như các bạn."
- Quan sát — hành vi nhìn thấy: Khang lau nhà hai lần từ chiều và ngồi chờ ở tầng 1 đến 20:00.
Và trong thân bài còn một loại thứ ba, được đánh dấu rõ bằng chữ "=> Giả thuyết:" hoặc "chưa đủ dữ kiện để kết luận":
=> Giả thuyết: Do bố Dũng thường xuyên chê và mỉa mai con, làm Minh bị áp lực phải hoàn hảo từ những lần đầu.
Ba loại này khớp chính xác với ba tầng sự thật đã đặt trong Family Model §2: declared · observed · inferred. Người viết đã tự phát minh lại đúng mô hình đó bằng tay. Đây là bằng chứng mạnh nhất cho thấy ba tầng ấy đúng chứ không phải một tầng trừu tượng thừa.
Vì sao chuyện này quan trọng đến thế: câu về bố Dũng ở trên là một giả thuyết. Nếu nó hiện trên màn hình mà không kèm nhãn "giả thuyết", thì một mentor mới sẽ đọc nó như sự thật — và có thể mang nó vào một cuộc nói chuyện với chính người bố đó. Nhãn tầng không phải chi tiết kỹ thuật; nó là thứ ngăn một tai nạn quan hệ.
4. Bốn thứ có trong ghi chép mà hệ thống hiện chưa có chỗ chứa
| Thứ | Ví dụ trong ghi chép | Hiện chứa ở đâu |
|---|---|---|
| Giả thuyết đang chờ kiểm chứng | "Cần tiếp tục kiểm chứng liệu đây có phải là một nguồn động lực tự nhiên" | không đâu cả |
| JTBD theo từng người | Functional / Emotional / Social job của bố Dũng và của Minh | không đâu cả |
| Chỉ số hành vi theo thời gian | Tú: 7–8h/ngày → 1–2h/ngày dùng Antigravity | không đâu cả |
| Điểm chất lượng của chính ghi chép | audit 4.4/5 theo 5 tiêu chí | không đâu cả |
Ba cái đầu là nội dung. Cái thứ tư khác loại: nó là một quality gate cho chính việc ghi chép, và nó đã tồn tại như một thói quen chứ chưa là một cơ chế.
5. Rubric audit — đã có sẵn, đáng đưa vào hệ thống
Hai bản audit chấm theo năm tiêu chí, thang 5:
| # | Tiêu chí | Câu hỏi thật đằng sau |
|---|---|---|
| 1 | Family Understanding | Có đủ ba insight với evidence, và insight có đổi được cách dạy không |
| 2 | Trust & Relationship | Gia đình có tin tới mức hành động theo lời mentor không |
| 3 | Student Connection | Đứa trẻ có thấy "mentor hiểu mình" không |
| 4 | Mentoring Readiness | Giả thuyết đã thành quan sát đo được chưa |
| 5 | Documentation & Knowledge Capture | Mentor khác đọc notes này có tiếp quản được mà không cần gặp lại gia đình không |
Cả hai bản audit đều dừng ở 4/5 vì cùng một lý do: thiếu tiêu chí kiểm chứng cụ thể, và chưa đưa insight vào hồ sơ để người khác dùng lại được. Đó là hai khoảng trống mà phần mềm giải được, khác với ba tiêu chí đầu vốn phụ thuộc vào chất lượng buổi gặp.
6. Vấn đề nặng nhất: mức nhạy cảm của nội dung
Bốn ghi chép này chứa những thứ mà hệ thống hiện chưa có chỗ đủ kín để chứa:
- Đánh giá về cách một người bố đối xử với con: "bố Dũng thường xuyên chê và mỉa mai con"
- Chuyện đời tư của phụ huynh: "bố Dũng tuổi thơ cũng bị mỉa mai vì gia đình 'có học' nhưng lại 'mất dạy'"
- Chi tiết tài chính: kính 12 triệu cho con trong khi mẹ dùng kính 500 nghìn; bố mẹ dùng iPhone 14, con dùng iPhone 16
- Số điện thoại cá nhân, nơi công tác cụ thể
- Nhận xét của phụ huynh về giáo viên khác
Hiện luật quyền là mọi Dolphin xem được mọi nhà (SRC-037, REQ-MEN-01), có ghi audit_log. Luật ấy hợp lý với dữ liệu học tập. Với những câu như trên thì cần một quyết định riêng — đó là câu hỏi Q4–Q6 bên dưới, và là câu tôi không tự quyết.
Riêng một điều không cần hỏi cũng làm được: những câu này không bao giờ được ra API công khai, và không bao giờ được đưa vào prompt AI mà chưa qua Context Builder.
7. Điều chỉnh thương hiệu
"Sư Tử Con" là brand cũ, sẽ bỏ, dùng Nemo12. Trong bốn ghi chép, cụm này xuất hiện ở tiêu đề mục "🤝 Relationship với Sư Tử Con" và rải trong thân bài. Khi nạp vào hệ thống sẽ đổi hết thành Nemo12; tên mục chuẩn hoá là "Relationship với Nemo12".
Cần biết thêm: hệ thống "Simba" được nhắc hai lần ("upload sản phẩm lên hệ thống simba", "đưa vào Simba + Learner Profile"). Đây là hệ đang chạy, đã bỏ, hay tên cũ của một thứ khác? Xem Q26.
8. Đề xuất: một hộp vào duy nhất, phân loại sau
Chỉ đạo nói rõ: "có thể là liên tục bổ sung vào một chỗ thôi, còn việc sắp xếp các thông tin đó vào đúng chỗ sẽ được xử lý sau".
Đây là một nguyên tắc đáng đặt tên và giữ nghiêm: capture trước, phân loại sau. Lý do nó đúng nằm ngay trong dữ liệu: bốn ghi chép này được viết sau buổi thăm nhà, khi người viết còn nhớ. Nếu lúc đó hệ thống bắt chọn "đây là insight loại nào, thuộc slot nào, tầng gì" thì phần lớn chất liệu sẽ không bao giờ được ghi.
Hình dạng đề xuất, gồm ba lớp:
- Inbox — một ô duy nhất, dán cả bài vào cũng được, chụp ảnh sổ tay cũng được. Không bắt buộc trường nào ngoài "thuộc gia đình nào".
- Triage — về sau (người làm, hoặc AI gợi ý rồi người duyệt) cắt nội dung đó thành các mẩu có slot và có tầng.
- Family 360 — mentor mở ra chỉ thấy phần đã được xếp chỗ, cộng một dấu hiệu nhỏ "còn N mẩu chưa xếp".
Với cách này, người ghi không mất gì vì lười, và người đọc không phải bơi trong văn xuôi.
9. AI Agents rà soát định kỳ
Dory và Anchor sinh ra một loại dữ liệu mà để lâu là hỏng: một nỗi lo ghi ba tháng trước có thể đã hết, một giả thuyết viết ra rồi không ai quay lại kiểm, một lời hứa lặng lẽ quá hạn. Con người không rà những thứ này đều đặn được — đó đúng là việc của agent chạy theo lịch.
Nguyên tắc chung cho mọi agent dưới đây, không có ngoại lệ: agent chỉ ĐỀ XUẤT, người bấm duyệt. Đây là dữ liệu về trẻ em và gia đình; một agent tự sửa hồ sơ là một agent có thể bịa về một đứa trẻ mà không ai kịp nhìn. Mọi đề xuất đều kèm căn cứ (id các bản ghi) và đều bỏ qua được, và lần bỏ qua được ghi lại để biết luật nào đang kêu sai.
9.1. Phía Dory — giữ cho trí nhớ còn đúng
| Agent | Nhịp | Việc | Vì sao đáng có |
|---|---|---|---|
| Triage | khi có mẩu mới trong inbox | cắt một khối văn xuôi thành các mẩu có slot (§8) và gắn tầng lời nói/quan sát/giả thuyết | Đây là thứ biến "dồn vào một chỗ" thành khả thi. Không có nó thì inbox chỉ là một đống mới |
| Staleness | tuần | tìm goal/concern không được nhắc lại quá N tháng, đề xuất chuyển sang stale | Một nỗi lo cũ hiện ngang hàng với nỗi lo hiện tại là nói sai về hiện tại |
| Contradiction | tuần | tìm hai mẩu chọi nhau về cùng chủ đề, ví dụ "thích Toán" và "né Toán" | Mâu thuẫn là dấu hiệu có gì đó đã đổi, hoặc một trong hai là suy luận sai. Cả hai đều đáng người nhìn |
| Hypothesis watcher | ngày | giả thuyết có tiêu chí kiểm chứng mà cửa sổ thời gian đã hết thì hỏi kết luận | Đây đúng là gap mà cả hai bản audit chỉ ra ở tiêu chí 4 |
| Thin-profile | tuần | nhà có learner đang học mà hồ sơ gần như rỗng (không goal, không concern, không tương tác) | Nói thẳng "ta gần như không biết gì về nhà này" tốt hơn một hồ sơ trống trông như đã đủ |
| Say/do gap | tuần | so lời gia đình khai với dữ liệu học thật | Ví dụ có thật: mẹ Linh nói "con không dành nhiều thời gian đào bài ngoài giờ" — nếu hệ đo được ngược lại thì đó là một cuộc trò chuyện đáng có |
| Handover brief | khi đổi người chăm | dựng bản tóm tắt hai phút cho người tiếp quản | Chính là tiêu chí 5 của rubric: "mentor khác tiếp tục được mà không cần gặp lại gia đình" |
9.2. Phía Anchor — giữ cho lời hứa không trôi
| Agent | Nhịp | Việc | Vì sao đáng có |
|---|---|---|---|
| Promise detector | khi có interaction mới | dò câu có hình dạng lời hứa ("chúng tôi sẽ…", "để em kiểm tra lại…") và đề xuất tạo Commitment | Đây là lý do Anchor tồn tại, tự động hoá đúng chỗ đau nhất |
| Due sweeper | ngày | gom việc tới hạn và quá hạn theo từng người | Luật đã có ở SDD-025 §8; agent thêm phần gửi đúng người |
| Evidence gap | tuần | liệt kê case đóng bằng đường ngoại lệ [no-evidence] | Chỗ hệ thống tự thú nhận nó đang bị dùng sai |
| Reopen pattern | tuần | case mở lại từ 2 lần trở lên | Cách xử lý đang sai, không phải người làm ẩu |
| SLA calibration | tháng | loại case nào trễ kinh niên | Có thể ngưỡng sai chứ không phải người chậm. Một agent chỉ biết trách người là một agent chỉ dạy người ta đóng case sớm |
| Stale commitment | tuần | lời hứa quá hạn lâu mà không ai đánh dấu giữ hay lỡ | Im lặng ở đây là cách số liệu độ tin cậy trở thành số giả |
9.3. Bản tin định kỳ
Một digest hằng tuần cho từng Dolphin: nhà nào có gì đổi, giả thuyết nào tới hạn kết luận, lời hứa nào sắp đến hạn, nhà nào chưa ai chăm. Và một bản cho trưởng nhóm ở mức đội.
Digest không phải bảng xếp hạng. Nguyên tắc đã chốt ở SDD-025 §1: escalation để cứu việc, không để bắt lỗi người.
10. Phụ huynh tự nhập — nhanh hơn đi hỏi
Nhiều thứ trong bốn ghi chép là dữ kiện phụ huynh biết rõ và mentor phải đi dò: nghề nghiệp, trường của con, có mấy anh chị em, giờ nào tiện gọi, mục tiêu của gia đình. Hỏi bằng miệng thì tốn một phần buổi gặp; để phụ huynh tự điền thì mất hai phút và chính xác hơn.
Ba điều làm nó thực sự chạy được:
- Ngắn, và không hỏi lại thứ đã biết. Biểu mẫu chỉ hiện những ô còn trống. Một biểu mẫu 20 ô hỏi cả thứ họ đã khai lúc đăng ký là một biểu mẫu bị bỏ dở.
- Vào được mà không cần tài khoản. Nhiều phụ huynh trong dữ liệu hiện tại chưa từng đăng nhập (SDD-023 §3). Một link riêng có hạn dùng, gửi qua Zalo, mở ra là điền được.
- Ghi đúng tầng. Phụ huynh tự nhập là tầng
declaredvới độ tin cậy cao và có tên tác giả — không lẫn vào phần mentor quan sát hay hệ suy ra. Đây cũng chính là chỗ mentor không được đè lên (Q-144).
Và nó giải luôn một việc đang tắc: chỗ ghi đồng ý — cho nêu tên, cho dùng ảnh, cho đăng cảm nhận. Hiện school_students.consent và ảnh album đều đang chờ một cơ chế xin phép mà chưa có (SRC-206). Cùng một biểu mẫu, thêm một ô, là xong cả hai.